Как ответить на определение об истребовании сведений: образец 2024 года
Ответ на запрос — это документ, в котором организация предоставляет положительное или отрицательное решение по требованию контрагента. Такое письмо составляют как пояснение к обращению за информацией или документами.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Письменный ответ на требования контрагентов является официальным документом. Как и любой регистр делового документооборота, его следует начинать с вежливого обращения к получателю: в ответ на ваш запрос о предоставлении информации направляем вам — письмо, информацию, документы.
Но всегда ли требуется составлять ответ на письменный запрос? Если организация получила интерпелляцию — запрос от ведомства или госоргана, то она обязана ответить и предоставить требуемые сведения. Правом истребования письменных ответов наделены:
- суды и судебные приставы;
- прокуратура;
- ФНС и территориальные налоговые инспекции;
- полиция;
- Минобороны.
Кроме того, в обязательном порядке придется ответить и адвокатам, которые действуют по договору об оказании услуг. По аналогии следует ответить на обращения контрагентов, с которыми у организации заключен контракт. Информацию предоставляют и по договорам оферты — сведения о цене, наличии товара, режиме работы и проч.
Допускаются как положительные, так и отрицательные ответы. Положительное решение необходимо детализировать, а отрицательное — обосновать.
Если в запросе отсутствует мотивация (на основании чего он подается), то организация вправе письменно отказать в пояснениях. Но учтите, что отказ следует составить вежливо и максимально конкретно, сославшись на причину отрицательного решения.
к содержанию ↑В какие сроки надо ответить
Единых сроков не предусмотрено. Если в запросе прописан срок, то отвечать следует в обозначенный период, указав такую фразу: в ответ на ваше письмо сообщаем следующее (затем идет необходимая информация).
Если же сроки не оговорены, то по общепринятому правилу ответный документ отправляют в течение семи дней. Когда для сбора сведений или документации требуется больше времени, необходимо придерживаться разумных сроков для отправки письма — фактического времени, необходимого для сбора конкретных сведений или бумаг.
к содержанию ↑Как составить письменный ответ на запрос информации
Унифицированной формы письма с ответом нет. Организации переписываются в рамках делового документооборота — на фирменных бланках, с обязательным указанием отправителей и получателей. Допускается отвечать как в рукописном, так и в печатном виде.
Инструкция, как правильно написать ответ на письмо о предоставлении информации контрагенту:
- Внести сведения об отправителе.
- Вписать наименование или ФИО получателя.
- Поставить номер и дату исходящего письма.
- Указать суть ответа. Как вариант: на ваш запрос о предоставлении информации сообщаем следующее — и затем отразить положительное или отрицательное решение. Обязательно сослаться на первоначальный запрос, прописав его номер и дату.
- При необходимости перечислить приложения — предоставляемую документацию.
Ответ составляют в одном экземпляре — только для получателя. Документ необходимо подписать у руководителя организации, указав его должность и ФИО. Печать ставится только при ее использовании в учреждении.
Образец положительного ответа
Актуальный образец письма-ответа на запрос о предоставлении информации в прокуратуру:
Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская спортивная школа олимпийского резерва “Аллюр”»
г. Москва, 3-й Бюджетный проезд, д. 1
Исх. № 205 от 01.09.2021
прокуратуры г. Москвы
Уважаемый Петр Петрович!
В ответ на Ваше требование о предоставлении документов в связи с проводимой прокурорской проверкой № 195 от 31.08.2021 (вх. № 315), согласно п. 2 ст. 6, п. 1 ст. 22 Федерального закона № 2202-I от 17.01.1992 «О прокуратуре в Российской Федерации», направляю Вам следующие документы:
- Устав.
- Приказ о назначении директора.
- Свидетельство о постановке на учет российской организации в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации.
Директор ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» Иванов Иванов И.И.
Образец ответа с отказом дать информацию
А вот как ответить на письмо о предоставлении информации в налоговую инспекцию:
к содержанию ↑Как отправить ответ
На запрос отвечают любым из доступных способов — лично, по почте или через курьера, электронно. Если пакет лично вручает представитель организации, то позаботьтесь о наличии у него доверенности. Действовать от имени учреждения без доверенности вправе только руководитель.
Почтовое отправление необходимо оформить ценным письмом с описью вложений и уведомлением о вручении. Электронный вариант — отправка по ТКС (в ведомственные организации) или по электронной почте, с обязательной подписью документации электронной подписью.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
к содержанию ↑Ответ на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации может либо включать в себя требуемую информацию, либо содержать объяснения, почему эта информация предоставлена быть не может.
Интерпеллянт
Запрос, в юриспруденции именуемый интерпелляцией, может быть направлен в различные структуры с требованием предоставить информацию по тому или иному вопросу.
Основное качество автора запроса (интерпеллянта) – это делегированное ему законом или договором право просить о предоставлении той или иной информации.
Так, в силу закона, правом истребования сведений от любой государственной либо частной структуры обладают:
- судебные инстанции в рамках конкретного рассматриваемого дела;
- судебные приставы в рамках исполнительного производства;
- органы прокуратуры в рамках расследуемых уголовных дел, материалов и заявлений граждан, а также в рамках контрольных мероприятий при осуществлении общего надзора;
- налоговые органы, в рамках проверки соблюдения налогового законодательства;
- органы полиции в рамках расследуемых уголовных дел и заявлений граждан;
- адвокаты в рамках контракта об оказании услуг;
- органы Министерства обороны в рамках обеспечения обороноспособности страны.
В силу прав, предоставленных договором, истребовать информацию в рамках конкретного правоотношения могут контрагенты. Так, стороны договора могут обмениваться письмами относительно:
- возможностей поставок;
- уточнения банковских реквизитов контрагента;
- распорядка работы и т.д.
К предприятиям и организациям, приглашающим контрагентов на основании публичной оферты, могут обращаться с запросами о предоставлении информации любые лица, поскольку публичная оферта подразумевает свободное присоединение к предложению. Так, в силу публичной оферты может быть истребована следующая информация:
- о стоимости товара или услуг;
- о графике работы;
- о качестве и комплектации товара;
- об имеющихся вакансиях;
- о туристических направлениях и т.д.
Таким образом, при поступлении запроса первое, что следует сделать – это определить право интерпеллянта на получение информации. Нужно помнить, что вне зависимости от того, является ли интерпеллянт органом, полномочным истребовать информацию, запрос должен быть обоснован. Так:
- суды обязаны в запросе указывать, по какому конкретному делу истребуется информация. Например, «В суде Октябрьского района города Омска рассматривается уголовное дело по обвинению Иванова И.И. в совершении преступления, предусмотренного ст. хх УК РФ. В связи с рассматриваемым делом появилась необходимость в установлении факта работы Иванова И.И., 1988 года рождения, на вашем предприятии в период с 2019 по 2021 гг. в должности охранника»;
- органы следствия в запросе указывают номер уголовного дела или номер материала;
- органы прокуратуры, проводящие проверку в порядке общего надзора, должны сообщить о плановости проверки или о том, что проверка осуществляется на основании заявления гражданина или юридического лица;
- налоговые органы в качестве оснований запроса могут указывать осуществляемый контроль в отношении конкретного лица.
Немотивированный запрос, особенно в отношении личных и персональных данных, не может быть исполнен.
Всегда помните о том, что переданная вами информация может стать предметом судебного разбирательства, если вы передали ее по необоснованному запросу.
Поэтому не стесняйтесь при необходимости вступать в переписку с интерпеллянтом и:
- просить об уточнении требования;
- просить о том, чтобы запрос был подписан должностным лицом;
- просить о направлении нового запроса с правильными реквизитами или с печатью запрашивающего органа и т.д.
Отрицательный ответ
Существует три варианта мотивировки отрицательного ответа на запрос:
- интерпеллянт не вправе запрашивать информацию;
- интерпеллянт вправе направлять запросы, но запрос не мотивирован, не подписан, не имеет всех необходимых реквизитов или составлен в ненадлежащей форме;
- информация не может быть предоставлена по причине ее отсутствия по любым причинам.
В любом случае причина отказа в предоставлении информации должна быть изложена в ответе на запрос.
к содержанию ↑Исполнение запроса
Требуемая информация может содержаться как в письменном ответе, так и в приложении к ответу копий документов.
В случае если к ответу прилагаются документы, то сам ответ на запрос будет в большей степени играть роль сопроводительного письма. Например, «на ваш запрос №123 от 11.11.2021 года направляем вам медицинскую карту Васильковой А.А.».
Оформление
Ответ на запрос оформляется по общим правилам деловой переписки. Это подразумевает включение в текст ответа входящих и исходящих реквизитов. В текст ответа следует включить:
- наименование (ФИО) и адрес интерпеллянта;
- собственно текст ответа. Например, «На ваш запрос №2-1224/21 от 12.05.2021 года направляем копию трудового договора №123 от 16.03.2018 года, заключенный между ООО «Квадроциклы Сибири» и Харитошкиным А.М.» или «На ваш запрос №2-1224/21 от 12.05.2021 года сообщаем вам, что Максимов Ю.Г., 1982 года рождения, никогда не работал в ООО «Дальневосточный мопед»;
- дата и подпись должностного лица. Желательно, чтобы в ответе была указана фамилия и контактные данные исполнителя. Возможно, интерпеллянту потребуются некоторые уточнения.
Если ответ на запрос является отрицательным по причине отсутствия у интерпеллянта права на истребование информации или по причине неверного оформления запроса, то необходимо уточнить причину отказа. Например, «Ваш запрос не может быть исполнен, поскольку не содержит всех необходимых реквизитов, а именно не проставлены дата и исходящий номер запроса, отсутствует подпись судьи».